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外贸新人如何快速了解外贸操作流程
进入外贸行业的门槛虽然不高,基本上是在英文或者某一领域的小语种能做到沟通无障碍就可以。但是这仅仅是门槛,并不是说达到门槛就能做到好。
外贸干货笔记 2022-12-28 48

进入外贸行业的门槛虽然不高,基本上是在英文或者某一领域的小语种能做到沟通无障碍就可以。但是这仅仅是门槛,并不是说达到门槛就能做到好。作为一个外贸新人,还需要了解很多的外贸基础理论知识,还有更为重要的就是整套的外贸操作流程。对于新人而言刚开始接触,不了解,会觉得非常的繁琐,时常难以适应。下面这些外贸整套的操作流程,供外贸新人学习参考。

 

外贸货代

 

1.客户查询:

一般客户在下采购订单之前,首先会有相关订单询价给业务部门,从而了解和沟通一些细节。

2.报价:

业务部门应及时回复客户的询问,确定货物的名称、制造商、型号、数量、交货日期、付款方式、包装规格、柜型,并通过形式发票向客户正式报价。

3.获得订单:

经过协商,收到了客户的正式采购订单。

4.确认交货日期:

收到客户订单确认后,口头告知工厂订单详情,要求工厂安排生产计划,回复交货期。

5.业务审批:

业务部门接到订单后,首先制作业务审核单。如实填写“出口合同审核表”中的项目,尽量列出各种预计费用。客户订单的传真和与工厂的采购合同应附在合同批准中。审核表应由业务员签字,部门经理批准,然后提交管理人员审批后才能执行。如果金额较大,或者有预付款、佣金等条款,必须经公司总经理批准。合同批准后,制作销售订单,交给部门流程人员跟进。

6.发布生产通知:

业务部门确定交货日期后,如果满足以下条件,可以发出生产通知单通知工厂按时生产。

6.1如果客户以信用证付款,通常会在交货日期前一个月确认收到信用证。收到信用证后,业务员和凭证员应分别审核信用证,检查是否有错误,是否能保证交货日期,以及其他可能出现的问题。如果有任何问题,应要求客户立即修改信用证;

6.2如果是电汇付款的客户,要确保定金已经到账。

6.3如果是客户付款,或通过银行承兑交单等方式收汇。,经理应该确认一下。

7.检查:

7.1交货日期前一周,应通知公司检验员检验货物。

7.2如果客人希望自己或指定的检验员检验货物,应在交货日期前一周与客户预约检验货物,并将检验日期通知企划部。

7.3如客人指定第三方检验公司或公正的银行验货,应在交货期前两周联系检验公司,预约检验时间,务必安排在交货期前,确认后通知工厂检验时间。

8.准备基本文件:

根据工厂提供的包装材料,制作出口合同、出口商业发票、装箱单等文件(应由业务跟单员制作并交给审核员)。

9.商品检验:

如果是国家法定商检产品,在向工厂订货时,要说明商检要求,并提供商检所需的出口合同、发票等材料。而且以后要通知工厂产品的出口口岸,以便工厂办理商检。注意你要在发货前一周拿到商检换货证书。

10.租船订舱:

10.1如果与客人签订的合同是FOB中国,通常客人会指定运输代理或船公司。这时候你要尽快联系货代,告知发货意向,了解要安排的出口口岸,船期等。,并确认是否能在开航日期前至少一周从工厂交货,以及装运日期是否能满足客户要求的交货日期。注意,书面订舱通知(ING ORDER)要在交货日期前两周发给货运公司,订舱纸一般可以在开航前一周拿到。

10.2如果运费由卖方支付,应尽快向船公司或船公司咨询装运日期、运费率、启运港等。经过比较,选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司,并告诉业务员通知客人。如果客人不同意,选择另一家客人认可的船公司。注意,开航前两周书面定仓,程序同上。

10.3如果货物不够一个小柜,需要散装货物,应向货代公司设置散装货物位置。当你拿到仓单的时候,你还应该知道截止时间,仓储和报关要求等。

10.4向运输公司订舱时,务必传真书面订舱单,注明预定装运日期、柜型和数量、目的港等。,以避免错误。

11.布置牵引柜:

1.1货物备妥并检验合格后,委托拖车公司提货并装箱。拖车公司应选择安全可靠、价格合理的公司签订长期合作协议,确保安全准时。拖航前应将以下信息传真给拖航公司:订仓确认函/放柜纸、船公司、订仓号、拖航柜委托书,注明装货时间、柜的种类和数量、装货地址、报关行、装货港等。如果有检验公司看装车柜,要专门声明不能迟到,并要求返还装车资料,写明柜号、车牌号、司机、联系电话等。

12. 传真一份装车资料给工厂,注明装车时间,柜型,订单号,订单号,车牌号,司机联系电话。

13.要求工厂在集装箱出厂后尽快传真一份装船通知给业务部门,说明集装箱的启运时间、实际装船数量等。,并将包装号和封条号记录为提单的信息。注意,要求工厂在装柜后记得封柜。

12.委托报关:

同时将报关所需单证交给合作报关行,委托出口报关和商检通关。通常有两天的报关时间(在船只被拦截之前)。在托运报关的时候,你要提供一个集装箱装载信息,包括装载的货物和数量,港口,船公司,订舱号,集装箱号,船舶的开、关时间,拖车公司,集装箱类型和数量,我公司的联系人和电话等。

13.获取运输文件:

13.1最迟在装船后两天内,应将提单的补充内容传真给船公司或货代。根据信用证或客人的要求补料,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求,包括船公司随提单出具的装船证明。

13.2督促船公司尽快出具提单和货运单样本。仔细检查样品后,以书面形式向船公司确认提单内容。如果提单需要客人确认,先将提单样本传真给客人,确认后再要求船公司出示正本。

13.3及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输单据。注意运费的支付要登记。

14.准备其他文件:

14.1商业发票:在信用证要求的单据中,对商业发票的要求最为严格。发票日期应确定在签发日期之后、交货日期之前;发票上的货物描述应与信用证上的完全一致,小写和大写金额均应正确;应显示信用证上的发票条款,并显示装运标志;如果发票需要对方大使馆认证,一般要提前20天办理。

14.2格式原产地证书:交货前应向检验检疫局申请格式原产地证书。需要注意的是,装运日期应该在信用证的交货日期和装船日期之前,发票日期之后。如果不能在装船前办理,需要提供报关单、提单等单据,才能办理出后证。对于经香港转运的货物,通常由香港的中国商品检验公司会签A证,证明货物没有在香港再加工。

14.3一般原产地证书:一般原产地证书可以在中国贸促会办理,要求较低,交货后短时间内可以补办。如果原产地证书需要大使馆签字,要像发票一样提前20天办理。

14.4装运通知:一般要求在开航后几天内通知客人装运的详细情况,包括船名、航班号、开航日期、预计到达日期、货物及数量、金额、件数、唛头、目的港代理人等。有时,信用证要求交货证明,如传真报告、寄信表格等。,而且要在客人要求的时间内办理。

14.5装箱单:装箱单应清楚表明货物的包装情况。应显示每个箱子的数量、毛重、净重和外箱尺寸。根据外箱尺寸计算的总体积应与标注的总体积一致。应该显示唛头和箱号,以便客人可以很容易地找到。注意,装箱单的重量和体积应与提单一致。

15.信用证收汇:

15.1如采用信用证收汇,应在规定的交单时间内准备好所有单据,并严格审核单据,确保无误后,再提交银行议付。

5.2如采用电汇方式收汇,在取得提单后立即传真提单给客人付款,确认收到余款后再将提单正本等单据寄给客人。

15.3如果T/T收汇,要求先收全款才能做柜面,柜面收汇后要拖走,收到提单后可立即将正本提单寄给客人。

16.商业登记:

每一笔出口业务完成后都要及时登记,包括电脑登记和书面登记,以便以后查询和统计。

17.文件存档:

所有文件、信用证和谈判文件必须保存以备将来参考。

18.收集信息:

跟单文员要注意收集运价变化、出货日期、航线等信息。平时以此为业务员报价提供帮助。

 

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来源:外贸干货笔记

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