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长假前,优秀的外贸人都会做好哪些安排?事关客户和订单!
对于外贸人而言,要在放假前一定要安排好一切事宜,以免耽误和影响自己的客户和订单。
外贸充电站、轻松外贸 2023-09-28 699

对于外贸人而言,要在放假前一定要安排好一切事宜,以免耽误和影响自己的客户和订单。

放假前,不妨对照“To-Do List”认真检查核对,确认自己该做的工作都做好了吗?

 

外贸货代公司


外贸人放假前的To-Do List

 

同时为大家精心准备了节日祝福型邮件模板、长假通知型邮件模板、放假前催单型邮件模板和假期内邮箱自动回复模板,抓紧时间发给你的客户吧!


一.节日祝福型邮件模板
因为今年中秋国庆假期“合体”,所以针对同样会过中秋节的日本、韩国、越南、新加坡、泰国、马来西亚、菲律宾等国家的客户,我们可以送去节日祝福和假期通知“合体”邮件,这是维护老客户关系,以及对新客户破冰的好契机。

Hi xxx,
How are you recently?
The Mid-autumn festival approaching, Happy Mid-autumn festival to you.
This year, China's Mid-Autumn Festival and National Day are linked together, and we also have a small holiday, the office will be closed from September 29th to October 6th. If you have any questions, please email me or call me on my mobile +86-188xxxxxxx.
Wishing you have a happy Mid-Autumn Festival, one more round full moon.
Best regards


嗨,xxx

您最近怎么样?

中秋佳节来临,祝您中秋节快乐。

今年,中国的中秋节和国庆节连在一起,我们也迎来了小长假,办公室将在9月29日至10月6日之间休息。如果有任何问题,请发送邮件给我或拨打我的手机+86-188xxxxxxx。

祝您中秋快乐,月圆人更圆。

最诚挚的问候


二.长假通知型邮件模板
长假通知型邮件要将假期时间清楚说明,并告知客户紧急联系方式。

Dear xxx,
Good day to you !
Chinese Mid-Autumn Festival and National Holiday is around the corner, so the office will be closed between Sep 29th and Oct 6th. lf any issues please send mail to me or call my mobile at +86-138xxxxxxx.
Best regards

亲爱的xxx,

祝您有美好的一天!

中国的中秋节和国庆节快到了,所以办公室将在9月29日至10月6日期间休息。如果有任何问题,请发送邮件给我或拨打我的手机+86-138xxxxxxx。

最诚挚的问候

Dear xxx,
Holiday Notice
Due to the Chinese Mid-Autumn Festival and National Holiday arrangement.Our office will be temporarily out of duty from Sep 29th and Oct 6th. We are return on Oct 7th, so you will be able to communicate with us by then or any urgent things you may contact +86-178xxxxxxx.
Best wishes

亲爱的xxx,
假期通知

由于中国的中秋节和国庆节假期安排,9月29日至10月6日办公室将暂时停止工作。我们将于10月7日返回,届时您将可以与我们联系,或者您可以拨打+86-178xxxxxxx联系我们。

最美好的祝愿

Dear valued customer,
According to the coming Chinese Mid-Autumn Festival and National Holiday, there will be national holiday in China from Sep 29th and Oct 6th. 
I would like kindly to remind you that, the package would be delayed during this time. Owning to the holiday, the number of shipping package is greatly increasing, while the post office and customs will have holiday off during this time, which directly affect the handling time. 
We appreciate your understanding and patience. You are also welcome to contact us about more solutions.
Yours Sincerely

尊敬的客户:
根据即将到来的中国中秋节和国庆节假期,中国将于9月29日至10月6日放假。

我想提醒您,在此期间,包裹将会延迟。由于假期的原因,运输包裹的数量大大增加,而邮局和海关在此期间会放假,这直接影响到处理时间。

我们感谢您的理解和耐心。也欢迎您与我们联系了解更多解决方案。
真诚致敬


三.放假前催单型邮件模板
长假前是催单的好时机,如果有客户近期想要下单的,可以利用节日长假作为催单的噱头。比如假期过后订单生产紧张、假期过后可能涨价、假期过后装运爆舱等,可以合理思考客户谈判阶段,结合以上说辞,建议客户及早下单,以便节前生产好产品,并与货代安排好装运计划。

Dear xxx,
Many thanks for your supporting to our company's business.
Writing this email just to inform you, Chinese Mid-Autumn Festival and National Holiday will come. We will have 8 days holidays from Sep 29th and Oct 6th. 
During this time, we will be out of office, it may not convenienct for you to make orders.
So it's better to arrange it earlier before our holiday if you have urgent plans.
Please call me at +86-138xxxxxxx for any urgent issues.
Thanks & best regards

亲爱的xxx,

非常感谢您对我公司业务的支持。
写这封邮件是想通知您,中国的中秋节和国庆节即将到来。从9月29日到10月6日我们有8天假期。

在此期间,我们将不在办公室,可能不方便您下订单。所以如果您有紧急的计划,最好在我们假期之前安排好。如有任何紧急问题,请随时打电话给我+86-138xxxxxxx。谢谢并致以最诚挚的问候

Dear xxx,
After October, the shipping space will get very tight because of the Christmas Season. In addition, the freight charge shall fluctuate obviously that time.
We don't mean to be pushy. However, there will be national holiday in China from Sep 29th and Oct 6th. During this period, all chinese factroies will close their services.
In order to make sure all the goods can bedelivered as scheduled, can you please help send the final confirmation of the order by this week? 
lt will help us to plan the production properly, thanks for your understanding.
Best regards

亲爱的xxx,

十月后,由于圣诞旺季,舱位会变得很紧张。另外,运费到时也会明显波动。
我们没有要催您的意思。但是,中国即将要从9月29号到10月6号放中秋和国庆长假,在这段时间,所有工厂都会放假。

为了确保所有的货物都能如期交货,您能帮我在这个星期之前寄出订单的最后确认书吗?

这将有助于我们正确规划生产,谢谢您的理解。

最诚挚的问候

催单常用语句:
Owing to the National Holiday, If you place an order now, we can finish it in advance.
由于国庆假期,如果您现在下订单,我们可以提前完成。
The price of raw materials is about to rise,some raw materials have gone up in price. If the order is placed within the specified time, it can be provided at the original price.
原材料价格即将上涨,部分原材料价格上涨。如在规定时间内下单,可按原价提供。
Our advertising campaign is due to begin next month. Experience shows that many orders follow these advertisements, and sales are certain to result.
我们的广告活动将于下个月开始。经验表明,很多订单都是跟着这些广告下单的,销量是肯定的。


四.假期内邮箱自动回复模板
长假期间,如果不能及时查看邮件并回复,需要在放假前设置好邮件自动回复。但如果假期没有出游计划,自己又能及时处理邮件,则建议不要设置邮箱自动回复,因为在假期内的及时回复,说不定会给你带来意想不到的收获。
My dear friend,
Thanks for supporting our company’s business and sorry for no responding at the moment. 
During the Sep 29th and Oct 6th, 2023 is the Mid-Autumn Festival and National Holiday in China, so I’m not in the office. And your emails will be taken into my own hands on Oct 7th, 2023. 
However, please do not hesitate to call my mobile at +86-138xxxxxxx for any issue with top priority.
l wish you all the best.

我亲爱的朋友,
感谢您对我们公司业务的支持,抱歉暂时没有回复。

2023年9月29日至10月6日是中国的中秋和国庆假期,所以我不在办公室。您的电子邮件将在2023年10月7日由我自己给您回复。但是,如有任何重要的问题,请随时拨打我的手机+86-138xxxxxxx。

我祝您一切顺利。

Dear Sir or Madam,
I’m not in the office from Sep 29th and Oct 6th because of the public holiday of National Day and Mid-Autumn Festival.
My emails will be checked periodically during this time.
Please call me at +86-138xxxxxxx for any urgent issues.
Thanks and best regards.

亲爱的先生或女士,
由于国庆节和中秋节的公共假期,我从9月29日到10月6日不在办公室。

在此期间,我将定期检查电子邮件。

如有任何紧急问题,请随时打电话给我+86-138xxxxxxx。

谢谢,致以最诚挚的问候。

五.特别提醒
另外放假前,记得反复和货代确认船期,避免因为假期问题或爆舱问题导致船次拖后,影响交货期。尤其是以信用证为付款方式的订单,更要加小心,以免造成不符,带来收款麻烦。
同时对于优秀的外贸业务员而言,任何节日或者事件节点,都可以成为塑造完善个人立体形象的机会。长假期间精心拍摄几张阖家团圆的照片,配上温暖人心的文字,分享在自己的社交媒体账号里,既能毫无违和感的在客户眼里加深良好印象,又能为自己“完整”“可信”的人物形象添砖加瓦。


最后,祝大家中秋国庆双节快乐!

 

箱讯科技立足于国际物流供应链管理服务,团队自主研发国际货代SAAS系统,致力于成为顶尖的国际物流数字化基础设施供应商,以科技驱动国际物流创新发展,打造国际物流全链路数智化服务平台,为客户提供专业化透明化高效高性价比的全球供应链整合解决方案,以及端到端可见性和可控性的国际物流服务,欢迎咨询400-1567-881。

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