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即将开启长假的外贸人,这些备忘工作做好了吗?
年前做好以下这些事,确保过年期间不会手忙脚乱,过年之后订单滚滚来!
焦点视界 2024-01-25 352

年前做好以下这些事,确保过年期间不会手忙脚乱,过年之后订单滚滚来!

1.邮件通知

通知要点:
放假时间
复工时间
在此期间,哪些工作会延迟处理,哪些无法处理
是否会回复邮件

英文例句:
Please be informed/advised that our company will be closed from 假期第一天 to 假期最后一天for Lunar New Year holiday. Our business operation will back to normal on 开工第一天.

请注意,我司将于(假期起止日期)放假,以迎接农历新年。我们的业务将于(开工第一天)恢复正常。

Your understanding will be highly appreciated if our holidays bring any inconveniences. For any sales inquiries and supports, please send an email to 邮箱地址 and we will responsed it as soon as possible once we resume work.

如果我们的假期给您带来不便请谅解。对于任何销售咨询和支持请给我们发邮件,一旦复工,我们会尽快回复您的信息。

对于近期出货的客户,还需要通知:
年前最后一个船期
年后第一个装运期
紧急联络方式

英文例句:

Any orders placed during the holidays will be produced by 复工开工时间. To avoid any unwanted delay, please place your order in advance, and the shipping cut-off date is 货运截止日期.

春节期间的任何订单将于(开工时间)再生产。为避免不必要的延误,请您提前订购,货运截止日期是(截止日期)。


We're sorry for any inconvenience occurred, please do drop us an email at 邮箱地址 or call us at 电话号码 if you have urgent matters. 

对给您带来不便我们深感抱歉,如果您有紧急的事情,请给我们发邮件至(邮箱地址)或打电话(电话号码)。

对于不了解中国文化的新客户,还需解释一下春节长假是中国人最重要的传统节日,会有一段时间无法为他提供服务。
在去年的12月底,联合国大会第78届会议协商一致通过决议,将农历新年确定为联合国假日。这一决定“充分展现了中华文明的传播力影响力”。
2.官网公告
在官网页面,需要发布放假公告,告知假期时间。也可以特别制作banner挂出,或制作滚动的gif格式通知banner以更好地吸引客人的注意。

此外也需要在B2B平台的公司页面更新放假公告。
例文:

Chinese New Year Holiday Notice

Dear Customers,

Please be informed that our company will be closed from 假期第一天 to 假期最后一天 for Chinese New Year holiday.

Normal business will resume on 开工第一天.Any orders placed during the holidays will be produced by 复工开工时间.

We would like to express our heartiest thanks for your great support and cooperation in the past year. Wishing you a prosperous year in 2024!


3.邮箱自动回复
放假期间,邮箱设置好自动回复,告知放假时间、紧急联系电话和即时聊天工具账号。同时,也配置好手机邮箱的客户端,并测试是否可以正常收发邮件。

例文:

Thank you for your email. I would like to inform you that our company will be observing the Chinese New Year holiday from February 8th to February 17th. During this time, our office will be closed, and there will be limited access to emails.

I kindly request your patience and understanding, as there may be a delay in my response. I will make sure to attend to your email promptly upon my return on February 18th.

Thank you for your understanding and cooperation. Wishing you a prosperous Year of the Dragon!


4.生产进度跟踪
订单涉及第三方时,提前确认:
订单下给工厂的,节前与工厂确认订单进度、工厂复工时间;
春节期间出货的,与货代确认船期、免箱期;
本地海关的春节期间放假安排,等。

5.信息备份
备份重要客户联络方式、重要信息。
对于正在跟进中的客户,或正在进行中的订单,可以将相关的资料做好备份,随身携带,以防春节期间有紧急情况。
也可以直接把办公用笔记本电脑带回家,这样就不用担心重要资料遗忘在办公室了。

6.工作备忘
梳理年后工作的轻重缓急,做好备忘。
由于春节假期时间较长,在节后回归工作时,有可能会忘记节前一些未处理完或急需处理的事情。所以放假前,不妨梳理一下手中的工作,按照优先级做好划分,列明承诺过客户、同事的一些要点,并记录下复工后需要按照哪些时间点完成哪些事情。
好记性不如烂笔头。

7.保持关注重要信息
假期中保持关注汇率、海运情况、外贸政策。
咱们干了外贸这一行,即使放假了也并不可能完全与工作脱节、就此两耳不闻窗外事了。春节期间也请保持关注外贸相关消息。

8.问候客户
除了中国,也过春节的国家有这些:
在韩国、新加坡、马来西亚、印尼、越南等受中华文化影响较大的国家,春节都是法定假日。不过,韩国人称之为Seollal,越南人称之为Tet Festival。
有这些国家客户的,不妨也祝福一下春节快乐!

 

全球海关外贸数据平台

 

全球数字贸易发展联盟是与全球的数字贸易企业、传统产业、政府机构等合作共同构建的,是一个由数字贸易产业相关企业、组织、机构和个人等组成的开放性、非营利性国际联盟。联盟紧紧围绕数字贸易,服务内容涵盖海关外贸数据查询、企业风控、物流配送、供应链金融、碳中和服务等多个领域,旨在推动全球数字贸易的发展,提高各产业的效率和竞争力。

 

箱讯科技作为联盟发起单位之一,承担联盟秘书处工作。箱讯科技开发了AnyCase数字贸易平台,可以大大降低交易成本和时间,提高交易的透明度和安全性,帮助推动数字贸易的全球化、规范化和可持续发展。欢迎咨询400-1567-881。

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