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外贸人如何做好时间管理?这将大幅提高你的工作效率
年不知不觉就过去了,我们陆续回到自己的岗位上继续努力。新年伊始,就迎来了传统的外贸旺季。
外贸笔记 2024-02-22 191

年不知不觉就过去了,我们陆续回到自己的岗位上继续努力。新年伊始,就迎来了传统的外贸旺季。我们必须抓住这个机会,以积极的态度开启2024年。回想过去的一年,似乎还有很多事情没有完成——停留在几页的书,还没背完的英语单词,还没去的旅游景点......拖延了一年又一年。今天,我们就一起来学习一些不同的时间管理方法,希望对2024年的我们有所裨益~

 

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第1步

记住这些原则

? 50-30-20原则

你工作日里50%的时间应该花在有益于你长期发展目标的事情上,30%的时间应该用于你完成中期(两年左右)目标的事情,20%的时间用于完成未来90天以内需要完成的任务。

 

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? “一个篮子”原则 One Bucket

尽可能减少自己接收新任务的篮子。理想的状态是用一个“篮子”应对所有的事情。很多人都会有一种感受,那就是在他们发现所有需要做的事情都堆在同一个地方的时候会松一口气,即使这里可能堆了很多很多任务。

 

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? “一进一出”原则 One In, One Out

通过替代原则来避免混乱。一旦你买来新的东西,就把旧的东西丢了或者捐了。比方说你买了一件新衬衫,就应该扔掉一件旧的。如果有一天你感觉自己拥有了太多的东西、感觉到了压力,那你或许可以试试“一进二出”,尝试“轻生活”吧。


? "收件箱清零”原则 Inbox Zero

在读每一封邮件时就判断应该如何处理。如果邮件里的事你需要去做,要不就赶快去做,要不就把它加入计划单,然后把邮件归档或删除。以每天清空你的邮箱来要求自己。


你需要对每一封邮件执行4D处理:

? 或删除(Delete)
? 或行动(Do)
? 或委任他人(Delegate)
? 或暂时搁置(Defer)


? 单任务原则 Monotasking

人们倾向于认为自己是多面手,但事实上我们并不是。我们在多重任务同时进行的时候其实只是在一段时间内快速把更碎的时间分给这些任务。真正投入一件事需要花费很多的时间(研究表明长达20分钟),索性就把它做完再开始下一件事情。

 

第2步

定下目标

? 目标必须S-M-A-R-T

学会设定你的目标。好的目标都是SMART的——即精确(Specific)、可衡量(Measurable)、可达到(Attainable)、现实(Realistic)和及时(Timely)。设立SMART目标能帮你设立有效、而并非触不可及的目标。

 

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? 目标具象化 Visualize

想象自己完成目标时候的样子。你的生活会是什么样?你会是你希望成为的样子吗?如果不是就重新制定你的目标。如果是,就继续想象自己达到目标需要的每一步努力。

? 认清你的“首要任务”

每天早上或前一条睡觉前标出三到四件这一天需要完成的最重要的事情,先把它们完成。这样就算你这一天只做了这几件最重要的事,这还是效率很高并非浑浑噩噩的一天。


? 任务优化四分图 Covey Quadrants

两条数轴分别是重要性和紧急程度。任务分布在以下四个象限:不重要不紧急(not important, not urgent)、不重要但紧急(notimportant, urgent)、重要但不紧急(important, not urgent)、重要且紧急(important and urgent)。除掉不重要不紧急的任务,把不重要但紧急的事情推迟,在重要的事情变紧急前做完。

 

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? 个人宣言 Personal Mission Statement

写下一条个人使命宣言,让它引导你设立目标。仔细考虑每个目标或者活动是否能让你离你的使命更近,如果不能就把它划掉。同时要定时重新检查、修改你的个人使命宣言。

第3步

开始行动

? 列清单 Checklists

当计划大型的任务时,列好清单可以让你在计划进行中忙于工作时还能记得具体步骤。把清单留着,这样你下一次做同样的任务时就可以继续用它了。

? 马上开始做 Do It Now

把“现在就做”当成你战胜拖延症的四字真言。把决断时间控制在60秒以内,遇到事情马上决定。学会在不确定的情况下做决定。保持一直向前


? 先吞下青蛙!Eat the Frog

 

先把最不想干的事情做了。英语里有个说法就是说如果你一早起来先吞了最不想吞的青蛙,那么你会觉得接下来发生的什么事情都不在话下。


? 触发器 Triggers

在周围放一些有意义的小东西让它时刻提醒你要做什么。这也有利于培养良好的习惯。比如说把要去图书馆还的书放在门口,这样你出门的时候就能看到这些书然后想起来要去还。

? 反向计划你的任务 Backwards Planning

这个方法是从最终的目标倒推你下一步的行动。首先脑子里要构思好最终目标。想想为了完成目标你需要做些什么。如此这般直到发现你已经达到的程度或者马上就能达到的状态——这就是你下一步需要做的。

 

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下一步是什么 What’s the Next Action?

不要一开始就把需要完成目标所要做的事情一步一步都想好,你只要想好下一步怎么做就行了。一般情况下微不足道的小事可以产生连锁反应,最后我们要不就得去着手解决,否则受阻。

有时我们需要更多的信息,有时我们要让别人都跟上我们的脚步。我们的计划一方面要尽可能具体,一方面要尽可能不具体:比如说安电视线的时候你要做的不是自己去插线,而是找电视公司提供安装服务。

第4步

时间管理

? 10+2*5法则

做事时以10分钟为周期,每个周期间休息两分钟。可以用计时器来把握时间。这样一小时重复五次就可以保证你目标明确但精神和身体上的精力不会透支。在这些两分钟的间隔里可以喝个水,去个厕所或者去看看窗外。

? 有限时间限定 Time Boxing

每天规定一定的时间来做特定的事情,在这段时间里集中精力做这件事。别想着能不能完成,只要把精力集中在项目上就行。

? 零碎时间 Gap Time

我们每天在等公交车、排队、等开会以及其他时候会有小段的间隙时间。你最好准备一张表列举在这种时间里可以做的那些5分钟之内就能完成的小事。或者你也可以带本书充分利用这种时间。

? 记录你的时间 Time Log

律师会把他们每天做的事情和做事分别用了多少时间详细记录下来,这样他们就能在向客户收取费用时做到有据可依。你对自己也要做到有据可依,所以就记录一下你花在重要的事情上面的具体时间吧。

第5步

停止重复

? 分批处理 Batch Process

把你手头相似的工作集中到一起做。比如说不要把回邮件的时间分散,而应该拿出一个小时集中阅读回复邮件。同样的方法也适用于回语音邮件、回电话、回信、文件归档等每天都会重复去做的事情。

? 为一切能重复的事情建立模板 Templates

为需要重复完成的任务建立模板,比如说信件、顾客回复邮件、博客宣传等。把能自动化的事情全都自动运行起来。比如使用Office中的宏,或使用IFTTT。

每当我做的东西反复超过5遍时,我就会反思,是否能为自己找到一个程序来为我做。

 

? 把事情一次搞定 Handle Everything Once

别把事情放在一边,觉得你之后会有时间回来做。每次看到邮件里的任务时问问自己“这件事我要怎么做”,你可以着手去做,稍后再做,交给别人做或者把它归档。

第6步

不能做的

? 禁止列表 To Don’t List

为不能做的事情列张表,这有利于你摆脱掉效率低下的习惯,比如说玩网页小游戏。

? 学会说不 say “no”

学会拒绝新的任务、其他东西可能突然打断你的东西是最有用的技能之一。这样你就能专注并把时间放在你自己的任务上。

第7步

做自己

? 计划性拖延 Structured Procrastination

这是一个利用拖延症特质把事情做完的巧妙方法。为了躲避最难的事情,拖延症者可以做列在下面看似没那么难做或者没那么重要的事情,这十分高效。

这个方法能成功的关键在于列在最开头的任务要十分迫切,截止日期近在咫尺,而任务又十分繁琐。但事实上这些事也不是特别的紧急。计划性拖延要求受众有很好的自我欺骗能力,而这个能力是拖延症晚期患者最拿手的。
? 无视原则 Tune Out

戴耳机可以制造自己的私人空间。人们在打扰戴耳机的人时会更犹豫一些。注意:你戴耳机的时候可以不必要放歌,因为别人并不知道。

? 接受失败的自己 Do Your Worst

允许自己做得不好,让自己摆脱每件事第一次就能做到完美的压力。告诉自己之后还能补救,但现在只能就这么做。

? 放慢脚步 Slow Down

给自己一些时间。慢点吃饭,过个慵懒惬意的周末。花多点时间把事情做好,让自己在快节奏的工作和生活中掌握好平衡。

第8步

反思一下

? 写下来 Write It Down

别太依赖你的记忆力。把你要做的事情、时间计划、任何你可能会用到的东西、脑海中飘过的想法都写下来,这样你会感到轻松,因为你知道你不会忘掉。你的大脑是应该用来想更重要的事的,记东西用的应该是纸张或者电脑。

? 全方位记录 Ubiquitous Capture

随身常备可以记东西的笔和本子,或者是掌上电脑,或者是分类卡片。捕捉记录所有脑海中产生的想法。这些想法可以关于是想做的产品、需要约的人、下次去商店要买的东西等。定期查看这些备忘然后把它们整理到任务单、归档系统、日记本里面。

? 回头总结 Review

每周规定固定的时间看看上周做了什么,下周打算做什么。问问自己有什么新项目可能要开始着手了,自己现在做的事情是不是让你慢慢接近你人生的目标了。

第9步

好好生活

? 多睡觉 Get more sleep

效率再高也是为了生活。睡眠对健康状况、学习状态和精神状态至关重要。
研究证明身体经历一个完整的睡眠周期需要90分钟,所以少于90分钟的午睡并没有真正进入睡眠的效果(虽然这样也能让你舒服点)。晚上最少保证8小时的睡眠。试着把睡觉当成一种轻松愉悦的事情而非必须去做的烦心事或者不可多得的奢侈行为。

? 扮演好不同角色 Roles

每个人生来就扮演着不同的角色。比如说我是老师,同时也扮演着学生,作家,继父,丈夫,哥哥,儿子,叔叔,人类学家等角色。你需要了解自己所扮演的角色,因为明确分清这些角色有助于你在这些角色之间找准平衡。在这些角色的基础上设立目标,同时确保这些目标和自己的角色相符。

? 跟自己约会 Make an Appointment with Yourself

每周左右都能划一部分时间给自己。想想你现在的生活状态:什么是对的?有什么出问题了?你犯了什么错?你能怎么改变?给自己一个认清自己的机会。


全球数字贸易发展联盟是与国际数字贸易、传统产业、政府机构等合作共同构建的,是一个由数字贸易产业相关企业、组织、机构和个人等组成的开放性、非营利性国际联盟。联盟紧紧围绕数字贸易,服务内容涵盖外贸数据服务、企业风控、物流配送、供应链金融、碳中和服务等多个领域,旨在推动全球数字贸易的发展,提高各产业的效率和竞争力。

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