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外贸单证18步流程!
外贸单证复杂吗?经常会听到一些外贸朋友特别是外贸新人说到,外贸单证太复杂了,这么多单证听起来就头大,想学好,可是都不知道要从哪里开始学起。
箱讯科技 2022-09-26 59

外贸单证复杂吗?经常会听到一些外贸朋友特别是外贸新人说到,外贸单证太复杂了,这么多单证听起来就头大,想学好,可是都不知道要从哪里开始学起。

 

其实,外贸物流单证工作关键在于明确外贸单证的流程,只有熟练掌握,确保每个流程正确,才能顺利完成单证操作工作,进而帮助外贸企业获得更好的经济效益。

 

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外贸物流单证流程

 

01客户询盘

一般在客户下Purchase Order (一般简称为PO)之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。

 

02报价

业务部及时回复客人询盘,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,制作成正式报价单Quotation给客户。报价单需要用你司抬头以及注明客户信息,也别忘了注明报价的有效期。因为汇率和原料价格的波动,报价可能视情况进行调整,因此注明报价有效期为以后调价做好铺垫。

 

03接收订单

经过洽谈,客户确认报价后会发送订购单Purchase Order给业务员,并要求业务员制作形式发票Proforma Invoice(一般简称为PI)。业务员制作完PI,发给客户确认。

 

04准备生产订单

得到客人的订单确认后,开始准备给工厂下单。

 

05业务审批

按照一般的公司流程,业务部收到订单后,制成订单明细,连同客户订单复印件一起交由管理人员审批后再交给部门跟单员跟进,没有跟单员的公司,业务员自行跟进。

 

06下达生产通知

业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产:

6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,然后业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障及其它可能的问题,如有问题应立即请客人改证。

6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。

6.3:如果是放账客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。

 

07验货

7.1:在交货期前一周,要通知验货员验货。

7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

 

08制备基本文件

根据工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(一般由业务跟单员制作,交给单证员)。

 

09商检

如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

 

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10租船订舱

10.1.如果给客户的报价是基于FOB条款,通常客人会指定货代。尽早与货代联系,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定舱通知(SHIPPING ORDER,简称SO),通常在开船一周前可拿到定舱纸。

10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较选择价格优惠信誉好船期合适的船公司,并通告给客人。如客人不同意要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定舱,程序同上。

10.3.如果货物不够一个小柜需走散货时,向货代公司定散货舱位。拿到入舱纸时,还要了解截关时间,入舱报关要求等内容。

 

11安排拖柜

11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司提供以下资料:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。没有长期合作的拖车公司也可让货代安排货运事宜并在向货代支付本地费时一并支付提货相关费用即可。

11.2.发送一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快提供一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

 

12委托报关

在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商 检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关 时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公 司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公 司的联系人和电话等。

 

13获得运输文件

13.1.最迟在开船后两天内,要将提单补料内容发送给船运公司或货代。补料要按L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。

13.2.督促船公司尽快出提单样板及本地费用账单。仔细核对提单样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。

13.3.及时支付运杂费等本地费用,付款后通知船公司及时取得提单正本等运输文件。

 

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14准备其他文件

14.1.商业发票:L/C要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。

14.2.FORM A原产地证书:FORM A原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。目前市面上有许多代办FORM A证的服务,可根据需要找人代办。

备注:FORM A,就是普惠制原产地证明书,它是具有法律效力的我国出口产品在给惠国享受在最惠国税率基础上进一步减免进口关税的官方凭证。目前给予我国普惠制待遇的国家共38个。

14.3.一般原产地证 (CO,也就是certificate of origin):一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。目前市面上有许多代办原产地证的服务,费用一般在100-200元之间,可根据需要找人代办。

14.4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。

14.5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号以便于客人查找。装箱单的重量,体积要和提单相符。

 

15交单

15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内备齐全部单证并严格审单,确保没有错误才交银行议付。

15.2.采用T/T收汇的,在取得提单后马上电邮提单复印件给客人付款,确认收到余款后再将提单正本及其他文件(PI,PL,FORMA或CO)寄给客人。切勿在没有收到尾款时就将正本寄给客户,客户一旦拿到提单正本便可以从目的港提货,增加了供应商收款的风险。付款条款是100%T/T in advance的客户,可以在发货前就和货代沟通选择提单电放服务。

 

16业务登记

每单出口业务在完成后要及时做登记,便于以后查询统计等。

 

17文件存档

所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

 

18收集信息

单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线等信息,为业务员报价提供帮助。

 

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来源:外贸知识课堂、进出口经理人

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