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外贸人拿到新订单后,接下来的环节便是出货。但完整的外贸出货流程,很多新人可能还不太清楚,本期我们就来聊一聊出货的具体流程及如何确定交货日期。
外贸学习站 箱 f 2023-04-17 146

外贸人拿到海运出口新订单后,接下来的环节便是出货。但完整的外贸出货流程,很多新人可能还不太清楚,本期我们就来聊一聊海运出口的具体流程及如何确定交货日期。

 

出货流程

一出货前
1.验货
以出口机器为例:验货前,要求工厂提供出货清单,清单上要求显示:合同号,产品名称,数量,尺寸,毛重,净重,建议出货的方式等。
根据订单和出货清单在现场检查机器,确认好出货产品的型号、数量、质量、性能、外观等是否和订单、清单一致。如果发现产品有任何问题,应该及时向工厂反应,避免出口有问题的产品。
在验货过程中,需要拍照留底,或者后期发给客户查看货物的情况。
确认产品没问题,安排工厂的包装,确认好出货日期,安排下一个步骤。

2.联系货代,拿订舱单,安排拖车
确认订单的交货方式有很多种,以下是三种常用的贸易术语方式:
① FOB:英文为“Free on Board(…named port of shipment)”,即“船上交货(……指定装运港)”。
这个方式是客户指定货代,需要将货物清单提供给客户,将由客户提供货代信息,以便安排出货。
② CIF:英文为“Cost,Insurance and Freight(…named port of shipment)”,即“成本、保险费加运费(……指定装运港)”。
这个方式由于收取客户的海运费,就需要找货代,对比货代的提供的海运费,船期等信息,确认好船期,安排货代订舱。
③ EXW:英文为“EX Works(…named place)”,即“工厂交货(……指定地点)”。
这个方式需要将货物清单提供给客户,提供工厂的地址,联系信息,接下来的事情由客户安排。

拿到订舱单后,需要再一次和工厂确认装柜的(散货送仓)日期和时间,安排车队拖车,并要求柜子过磅。

注意:若货代没有拖车和报关服务,要自己提前找好拖车的车队和报关行,对比价格和服务,并确认可靠性。在安排装柜和报关前,一定要预留足够的时间来报关和后续准备工作。

 

二出货中
柜货:柜子到工厂后,要仔细查看单据,并核对柜子和资料上的柜号,封号是否一致,不能出任何问题。
散货:通常散货送仓都建议货物打木箱和纸箱包装。以免货物在入仓时造成货物破损。
在装柜过程中,要将所有的装柜细节和过程拍下来,如拖车车牌,柜号和封号等,记录每个细节。

注意:
①散货的货物一定要贴唛头。
②提前预约好车,送货物按照指定的时间送到指定的仓库。
③在装车的过程中,要将所有的装车细节和过程拍下来,比如拖车车牌。
④可以用货拉拉企业版,价格优惠,而且能监控司机的送货情况。

 

 

三出货后

1.报关

海运出口报关又称申报,是指在货物进出境时,进出口商或其代理人向海关申报,请求办理货物进出口手续的行为。

柜货:柜子返场后,向车队索取过磅单,核对过磅单和工厂的出货清单并对比,然后更新产品清单,马上安排给报关人员开始报关。
散货:货物送进指定仓库,货代会提供一份进仓尺码单,将尺码单和工厂的出货清单对比,没有问题就确认给货代。准备资料给货代,货代会安排做报关手续。
准备报关资料——PI(跟客户签的订单),按照过磅单修改好的出货清单,和工厂签订的合同,订舱单,柜号和封号,和客户信息采集表。

注意:正常报关到放行的时间是一天半,但是怕出现意外延误,最好能预留多一点的时间。针对柜货:货物放行后,应及时提交放行条到指定的部门。

2.提单

提单是出口商办理完出口通关手续、海关放行后,由外运公司签出、供进口商提货、结汇所用单据。

所签提单根据信用证所提要求份数签发,一般是三份。出口商留两份,办理退税等业务,一份寄给进口商用来办理提货等手续。

根据过磅单,做VGM(核实的集装箱总重)给货代去申报,VGM的数据应和提单上的数据一致。

提单补料,将更新的提单补料、柜号和封号发给货代。如果付款方式是信用证的,就需要根据信用证中对提单的要求进行补料。

注意:有提单草稿件时,需要马上核对,发现问题立即更改。与此同时,还要发给客户确认,待一切确认好,告知货代出单方式。

3.客户的清关文件
密切跟踪货物的报关情况。货物放行应该告知货代。

跟踪货物的装船情况,待船开后,根据提单准备发票,装箱单,产地证,保险等资料。

资料有草稿件时,发给客户确认,没有问题时就签名盖章,等收到提单后,一并邮寄给客户。

如果付款方式是信用证,应该根据信用证对单证的要求起草单证,待单证完成后,交给议付银行做接下去的手续。

4.出口退税

出口退税是国家运用税收杠杆来调节税收的一项优惠政策,用于奖励出口企业的一种补贴措施。

国家将出口货物出口前在国内生产、流通环节实际承担的增值税、消费税,在货物报关出口后退还给出口企业,使出口货物以不含税价格进入国际市场,避免国际双重课税。因为外国会对我们卖过去的商品征收增值税和关税,所以我们出口的时候税负要为0,这样即使被外国人征一道税,也能公平地跟老外的商品竞争。

同样是出口,生产企业要走免抵退流程,而外贸企业则相对简单一些,一般是出口环节免销项税并且退还进项税;也有只免不退的,比如没有进项税额的小规模纳税人,或者本身产品是免税;还有不免不退的,就是那些禁止出口的产品。

 

如何确定交货日期

交货期是指卖方将货物装上运往目的地(港)的运输工具或交付承运人的日期,习惯上称为“装运期”。

海运提单的出单日期是指货物装上船的日期,铁路运单、航空运单、邮包收据和国际多式联运单据的出单日期,是指货物装上运输工具或承运人收到并接管货物的日期。

假如信用证未规定交运期,按惯例受益人所提交的运输单据日期,不得迟于信用证的到期日。

(一)确认装运时间的方法
1.规定在某月内装运;
2.规定在某月月底前装运;
3.规定在某月某日前装运;
4.规定在收到信用证或货款后若干时间内装运;
5.规定在合同签约后立即装运(“即期装运”或“尽快装运”)。

(二)考虑因素
1.货源因素
2.运输因素:货物是否能按期运到合同规定的装运地点按时装运;
3.市场情况:有些货物的市场情况是随季节(或时间)变化的,应予注意;
4.商品情况:商品的防潮防热等特点应考虑季节、航线地理等因素。

(三)如何处理、避免交货延迟
1.出现供货商交货延迟的时候,要先弄清楚是什么原因导致延迟的,并且跟客户表达歉意,真诚沟通,相信很多知情达理的客户也会理解,沟通在这个过程中非常重要。交货延迟包括多种原因,比如原材料供应不够及时、生产计划变更、质量把控不到位需要返工等。
2.在谈判中,当客户问及交货时间时,虽然正常情况下是2个月,但是先不要告诉客户是2个月,要留个弹性时间进去,提前预防一些意外因素。把可能会产生的情况都提前预估好,再确定一个合适的交货日期,给自己和工厂留下足够的缓冲时间。

3.在处理外贸询盘时,有时将会遇到一些急单,面对这一些价格低,交货期紧张的订单,如果不能将交货时间往高的谈,可以不接的就尽量不接。盲目的接下这就有可能导致后期交货延迟的问题。

 

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